Encuentra un número de artículo en listas de precios PDF y Excel con IA (gana la lista más reciente)

TL;DR: Una pregunta de precio tiene una única respuesta correcta: la fila de exactamente este número de artículo, en la lista vigente de exactamente este proveedor. AnythingMCP File Search lleva a la IA hasta ahí con tres cosas que le faltan a un "chat con tus documentos" basado en subida de archivos: una búsqueda exacta que encuentra AD-24004 y no AD-24040, filas de Excel que llegan con sus nombres de columna y una fecha en cada resultado, de modo que el asistente puede tomar la lista más reciente e indicar cuál ha usado. Esta guía recorre una consulta paso a paso, sobre un recurso compartido de un proveedor ficticio, con una respuesta real de Claude, incluido lo que ocurre cuando dos listas se contradicen.

Para el flujo de trabajo de compras que la rodea (estructura de carpetas, roles, prompts para el equipo), lee la receta complementaria Encuentra precios en listas de precios de proveedores con IA.

La pregunta y por qué es difícil

"What does Adler Zargen charge for article AD-24004 in their current price list?"

En un servidor de archivos típico, esa carpeta contiene la lista de 2025 en PDF, la de 2026 en Excel, una carta de subida de precios en PDF y quizá una subcarpeta Alt con listas de 2022. Una búsqueda por significado (la forma en que la mayoría de las herramientas de chat con documentos recuperan texto) ordena los pasajes que suenan como la pregunta. Los números de artículo no suenan a nada: AD-24004 y AD-24040 son iguales para un embedding, y la lista del año pasado se parece tanto a la pregunta como la de este año. El resultado es una respuesta segura de sí misma, pero de la fila equivocada o del año equivocado.

Qué almacena el índice

Como la fila lleva sus nombres de columna, un resultado sobre el número de artículo ya indica cuál es el ancho y cuál es el precio. Sin adivinar qué columna es cuál.

Paso 1 — Conecta el recurso compartido y deja fuera las listas antiguas

Configura el recurso compartido como un conector de File Search (paso a paso para un NAS, para un recurso de red montado). Dos decisiones del asistente son importantes para los precios:

1. Scan: deja sin marcar las carpetas de archivo. Las carpetas con nombres como Alt, Old, Archive… o Backup se desmarcan automáticamente. Lo que no se indexa no se puede citar. Usa Changed in para descartar archivos de más de unos años si tus carpetas no tienen subcarpeta de archivo.
2. Describe: explica a la IA cómo funcionan tus listas. El borrador ya indica cómo se nombran las carpetas y añade "When several versions of a document match, use the newest and say which one you used." Añade lo que solo tú sabes, por ejemplo: "Los precios son precios de lista en EUR sin IVA, salvo que el nombre del archivo diga net. Una carta de subida de precios anula la lista a partir de la fecha que indica."

anythingmcp.internal/connectors

Paso 2 — Pregunta

Pregunta como lo harías a un compañero, indicando el proveedor si lo conoces:

• "What does Adler Zargen charge for article AD-24004 in their current price list? Quote the row and name the file and its date."
• "Find article 70114-0815 in all price lists and show the newest price."
• "Compare the price of BG-220 in the 2025 and the 2026 Bergquell list."

Paso 3 — Qué hace el asistente

“What does Adler Zargen charge for article AD-24004 in their current price list?”

File Search

Tools llamados

supplier_price_lists_grepsupplier_price_lists_findsupplier_price_lists_read

1. _grep busca AD-24004 literalmente en todo el recurso compartido. Los resultados de Excel llegan como filas completas con los nombres de columna; los de PDF, con dos líneas de contexto y el número de página.
2. _find examina la carpeta del proveedor Adler Zargen - 70240 y sus listas de precios, con sus fechas.
3. _read abre lo que puede cambiar la respuesta: las dos listas de precios de 2026, el correo de subida de precios en Korrespondenz y una nota junto a él.
4. La respuesta nombra ambas listas de 2026, porque se contradicen: el PDF (Preisliste Adler Zargen 2026.pdf, página 1, EUR neto, válido desde el 01.04.2026) indica AD-24004 Zarge Glas 625 x 1875, 808.31 EUR; el archivo Excel (Preisliste_2026.xlsx, hoja Preise, fila 6) indica una puerta interior de acero inoxidable a 875.40 EUR con el mismo número. Claude considera vigente el PDF porque es el único con una fecha de validez declarada, señala que ninguno de los dos precios coincide con la subida del 5 % anunciada por correo y recomienda confirmarlo con el proveedor antes de usar el precio.

claude.ai

El recurso compartido de demostración es ficticio y sus dos listas de 2026 se contradicen a propósito. Ese es el caso que importa en la práctica: el asistente no elige una en silencio, te muestra ambas filas y explica por qué prefiere una.

Por qué gana la lista más reciente

No se confía en que el asistente recuerde qué lista es la vigente. Cuatro mecanismos lo encaminan hacia ella:

• Fechas en cada resultado. _search, _find y _list devuelven la fecha de modificación de cada archivo, y las descripciones de las herramientas indican al modelo que nombre el archivo y su fecha en la respuesta.
• Más reciente primero, bajo petición. _search y _find aceptan un filtro de fecha y una ordenación "más reciente primero", de modo que "la lista vigente" pasa a ser una consulta y no una suposición.
• Las instrucciones del conector (paso 1) indican preferir la más reciente de varias versiones e indicar cuál se ha usado.
• Las versiones antiguas no están en el índice cuando las carpetas de archivo se dejan sin marcar.

Las fechas de los archivos no siempre lo resuelven. En la demostración todos los archivos tienen la misma fecha de subida, así que Claude recurrió a lo que dicen los documentos (la fecha de validez en el encabezado del PDF) y lo explicó. Del mismo modo, una lista con una fecha de archivo más reciente puede ser en realidad más antigua (alguien volvió a guardar el PDF de 2024 la semana pasada). Mantén el año en el nombre del archivo y una fecha de validez en la lista, y el asistente podrá comprobar ambos.

Paso 4 — Entrega el archivo

¿Necesitas la propia lista, para reenviarla o comprobarla? Pide "give me that price list as a file". _get_file devuelve el archivo como un enlace interno temporal que funciona en cualquier cliente de IA (también se adjuntan imágenes de hasta 4 MB). Los enlaces públicos para personas ajenas al espacio de trabajo son una herramienta aparte, desactivada en la instalación; consulta Comparte archivos desde un chat de IA.

anythingmcp.internal/connectors

Conviene saber

• Las listas grandes se mantienen pequeñas en el chat. Los PDF se leen por página y las hojas de cálculo en bloques de hasta 200 filas, de modo que un catálogo de 600 páginas no llena el contexto.
• Las listas de precios escaneadas no tienen capa de texto. Se encuentran por nombre; Enterprise las lee con OCR.
• Precio de lista frente a precio de cliente. El recurso compartido contiene listas de precios y precios de compra de proveedores. El precio neto de un cliente tras descuentos está en tu ERP: conéctalo como segundo conector y pide al asistente que combine ambos.
• ¿Has dejado una lista nueva? Se recoge en la siguiente sincronización (diaria en Starter y Team, hasta cada 15 minutos en Enterprise Cloud y cada 5 minutos en Enterprise autoalojado), o al instante con Sync now.
• Condiciones confidenciales. Asigna el conector solo al servidor MCP o al rol de compras, o usa permisos de carpeta por rol en Enterprise.

Planes

Todos los planes de AnythingMCP Cloud incluyen File Search dentro de sus límites: 500 archivos en la prueba y en Starter, 2.000 en Team, hasta 50.000 en Enterprise. El autoalojado necesita una licencia de pago o la prueba de 30 días. Unos cientos de carpetas de proveedores con solo las listas vigentes suelen caber en Team. Compara planes o habla con nosotros sobre Enterprise.

FAQ

¿Funciona con listas de precios en otros idiomas? Sí. La búsqueda es literal, así que los números de artículo coinciden en cualquier idioma, y el asistente de configuración detecta el idioma principal de la carpeta e indica a la IA que busque en él.

¿Y si un número de artículo aparece en muchas listas? _grep devuelve cada resultado con su archivo y su fecha. Pide "all suppliers that list AD-24004" y el asistente los enumera; pide "the price" y toma la lista más reciente del proveedor que indiques, o pregunta a qué proveedor te refieres.

¿Puede leer correctamente las tablas de precios en PDF? Lee la capa de texto de cada página, que conserva el orden de una fila de tabla en la mayoría de los PDF exportados desde Excel o un ERP. El asistente cita la fila y la página, de modo que puedes comprobar la fuente con un clic.

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