Durchsuche den Fileserver deines Unternehmens mit KI: PDF-, Excel- und Outlook-Dateien

Das Problem mit „Chat mit deinen Dokumenten"

Die meisten Unternehmen halten ihr Wissen in Ordnern vor: Preislisten von Lieferanten, technische Datenblätter, Verträge, Angebote, als .msg gespeicherte E-Mails, Excel-Exporte. Das in einen Chat hochzuladen skaliert nicht, und die üblichen „Wissensdatenbank"-Produkte zerlegen jedes Dokument in Fragmente und durchsuchen diese nach Bedeutung. Bei Fließtext funktioniert das. Bei dem, wonach Menschen auf einem Fileserver tatsächlich suchen, funktioniert es schlecht: eine Artikelnummer, ein Kundenname, eine Norm, eine Preiszeile, die neueste Version eines Dokuments.

AnythingMCP geht einen anderen Weg. Es indexiert den Volltext jeder Seite, behält die Ordnerstruktur, die Dateinamen und Datumsangaben bei und gibt deinem KI-Assistenten Tools an die Hand, mit denen er so sucht wie ein sorgfältiger Kollege: die richtige Datei finden, die richtige Seite öffnen, die Zeile zitieren, die Quelle nennen.

So funktioniert es

1. Verbinde einen Ordner. Self-hosted: eine Freigabe oder ein Volume, das in den AnythingMCP-Container eingebunden wird. Cloud: ein SFTP-, FTPS- oder WebDAV-Server.
2. AnythingMCP indexiert ihn. Jede unterstützte Datei wird in Text umgewandelt: PDFs seitenweise, Excel zeilenweise mit den Spaltennamen, Outlook-Nachrichten mit ihren Anhängen. Neue und geänderte Dateien werden bei jeder Synchronisierung erfasst; unveränderte Dateien werden übersprungen.
3. Dein KI-Assistent durchsucht ihn. Über MCP-Tools: Suche nach Inhalt, Suche nach Name, einen Ordner auflisten, Seiten lesen, exakte Suche nach Codes und die Datei selbst als Download-Link.

Self-hosted: die Freigabe einbinden

Dies ist das Setup für einen Windows-Fileserver, ein NAS oder jede SMB/CIFS- oder NFS-Freigabe in deinem Netzwerk.

1. Binde die Freigabe schreibgeschützt auf dem Docker-Host ein, zum Beispiel unter /mnt/knowledge (mit cifs-utils: //fileserver/group$/Knowledge /mnt/knowledge cifs ro,credentials=/root/.smb-knowledge,iocharset=utf8 0 0 in /etc/fstab).

2. Binde sie schreibgeschützt in die Container app und files-worker ein und erlaube sie mit FILE_SOURCE_ROOTS=/mnt/knowledge in .env als Dateiwurzel:

   services:
     app:
       volumes:
         - /mnt/knowledge:/mnt/knowledge:ro
     files-worker:
       volumes:
         - /mnt/knowledge:/mnt/knowledge:ro
   

3. Aktiviere File Search: Setze COMPOSE_PROFILES=files, FILES_WORKER_URL=http://files-worker:8891 und zwei zufällige Tokens, FILES_WORKER_TOKEN und FILE_EXTRACTOR_TOKEN (openssl rand -hex 24), und führe dann docker compose up -d aus. Die File-Search-Dokumentation listet alle Einstellungen auf.

4. Öffne in AnythingMCP Connectors → New → File Search, wähle Network folder und folge dem Assistenten: Wähle /mnt/knowledge, klicke auf Scan folder, um jeden Unterordner mit seiner Dateianzahl zu sehen (Archivordner sind nicht angehakt), prüfe, ob die Auswahl zu deinem Tarif passt, sieh dir die Beschreibung an, die AnythingMCP aus dem Scan entwirft, und klicke auf Activate.

Die Dateien verlassen dein Netzwerk nie. Nur das, was ein Tool auf eine Frage zurückgibt (eine Trefferliste, der Text einer Seite), wird an den von dir genutzten KI-Anbieter übertragen.

AnythingMCP Cloud: SFTP, FTPS oder WebDAV

In der Cloud greift AnythingMCP über das Internet auf deine Dateien zu. Die meisten NAS-Systeme (Synology, QNAP, Asustor) und Fileserver bieten SFTP oder WebDAV von Haus aus an; Nextcloud und ownCloud sprechen WebDAV. Richte ein schreibgeschütztes Konto für den Ordner ein und folge der Anleitung für deine Quelle: SFTP, FTP / FTPS, WebDAV, Nextcloud, ownCloud, Synology NAS, QNAP NAS, Fritz!Box-Speicher, Hetzner Storage Box oder einen S3-Bucket.

Es funktioniert in jedem KI-Client, der Remote-MCP-Server unterstützt: Claude, ChatGPT, Microsoft Copilot, Gemini, Cursor und Meta Muse.

Was die Antworten zuverlässig macht

• Ergebnisse auf Seitenebene. Ein Suchtreffer nennt die Datei, die Seite und das Datum der Datei. Der Assistent liest diese Seite, statt anhand eines Fragments zu raten.
• Exakte Suche. Artikelnummern, Bestellnummern und Normen (DIN 18101, NT-601, 4711-200) werden wörtlich gefunden, auch innerhalb von Excel-Zeilen.
• Das Neueste zuerst, wenn es darauf ankommt. Ergebnisse tragen das Änderungsdatum, und der Assistent wird angewiesen, von mehreren Versionen die neueste zu bevorzugen und zu sagen, wie alt ein Dokument ist.
• Alte Versionen bleiben draußen. Schließe Ordner wie Archive oder Old aus, und sie werden nie indexiert.
• Nicht lesbare Dateien werden gemeldet, nicht versteckt. Passwortgeschützte oder beschädigte Dateien bleiben über ihren Namen auffindbar, und der Tab Files listet auf, warum sie nicht gelesen werden konnten.

Berechtigungen

• Pro Tool: MCP-Rollen entscheiden, wer überhaupt die Datei-Tools erhält.
• Pro Connector: Verbinde zwei Ordner als zwei Connectors (zum Beispiel „Wissensdatenbank" für alle, „Lieferantenkonditionen" für den Einkauf) und weise sie unterschiedlichen Rollen zu.
• Pro Ordner (Enterprise): Erlaube oder verweigere Ordner innerhalb eines Connectors für jede Rolle.
• Audit: Jede Suche, jeder Lesezugriff und jeder Download-Link wird mit dem Benutzer protokolliert, wie bei jedem AnythingMCP-Tool.

Welche Dateien unterstützt werden

Text wird aus über 100 Dateitypen extrahiert: PDF seitenweise; Word, Excel (zeilenweise mit den Spaltennamen) und PowerPoint, einschließlich Makro- und Vorlagenvarianten sowie .xlsb; OpenDocument; Outlook .msg, .eml und .mbox mit dem Text ihrer Anhänge; .rtf, .epub, .xps; Apple Pages, Numbers und Keynote über ihre PDF-Vorschau; .svg und der Text in .dxf-CAD-Zeichnungen; CSV, Markdown, HTML, XML, JSON, YAML, Kalender, Kontakte und Quellcode. Jede andere Datei wird weiterhin über Name und Ordner gefunden. Für das, was Text nicht erfassen kann (ein Schriftfeld in einer Zeichnung, ein Stempel, ein Foto), kann die KI eine PDF-Seite oder ein Bild als Bild ansehen. Scans ohne Textebene werden in Enterprise per OCR gelesen.

Prompts zum Ausprobieren

• „Welche Lieferantendokumente erwähnen die Brandschutzklasse T30, und welches ist das neueste?"
• „Finde die E-Mail von Müller GmbH zur Lieferverzögerung im März und fasse zusammen, was vereinbart wurde."
• „Zeige mir jede Excel-Zeile im Ordner Konditionen, die die Rabattgruppe 12 enthält."
• „Was sagt unser internes Verfahren zu Rücksendungen, die älter als 30 Tage sind? Zitiere den Absatz und die Datei."

Tarife

In der Cloud und self-hosted enthält Starter einen File-Search-Connector mit bis zu 500 Dateien, Team drei Connectors mit 2.000 Dateien, beide täglich synchronisiert. Die Cloud-Testphase enthält einen Connector mit bis zu 500 Dateien und Dateien bis 10 MB, täglich synchronisiert, ohne File-Share-Links. Enterprise hebt die Limits auf, synchronisiert bis auf alle 15 Minuten (self-hosted 5 Minuten) und ergänzt OCR, Ordnerberechtigungen pro Rolle und Workspace-Richtlinien. Die kostenlose self-hosted Community-Edition kann File Search während der 30-tägigen Testphase ausprobieren, die die Team-Limits hat; danach braucht sie eine Lizenz.

Wächst der Ordner über deinen Tarif hinaus, pausiert die Synchronisierung, und die Connector-Seite weist darauf hin, mit der Dateianzahl im Verhältnis zum Limit; die KI durchsucht weiter, was bereits indexiert ist, bis du die Auswahl einschränkst oder upgradest. Tarife vergleichen.

FAQ

Gehen die Dateien an OpenAI oder Anthropic? Nein. AnythingMCP hält den Index auf deinem Server (oder in deinem Cloud-Workspace). Der KI-Client erhält nur das, was ein Tool auf eine Frage zurückgibt: eine Trefferliste, den Text einer Seite, einen Link.

Wie groß darf die Freigabe sein? Self-hosted sind die Grenzen deine Hardware und die Dateianzahl deines Tarifs. Die Indexierung läuft in einem eigenen Hintergrunddienst und bremst die Tools nicht aus.

Was ist mit Google Drive, OneDrive oder SharePoint? Nutze deren eigene Connectors im Katalog; sie suchen über die API des jeweiligen Anbieters.

Weiterführend

• Preise in Lieferantenpreislisten mit KI finden
• Dateien in Nextcloud und WebDAV mit KI durchsuchen
• Dateien aus einem KI-Chat als Download-Links teilen
• Self-hosted Netzwerkordner in Claude, ChatGPT, Microsoft Copilot, Gemini, Cursor, Muse
• Dateiquellen einzeln, in Claude: SFTP, FTP / FTPS, WebDAV, S3-Bucket, Nextcloud, ownCloud, Synology NAS, QNAP NAS, Fritz!Box-Speicher, Hetzner Storage Box, Netzwerkordner (self-hosted)
• Verbinde einen FTP- oder SFTP-Server mit Claude, ChatGPT, Microsoft Copilot, Gemini, Cursor oder Muse