Preise in Lieferanten-Preislisten mit KI finden

Die alltägliche Frage

„Was kostet uns diese Tür?“ In einem Groß- oder Handelsbetrieb steckt die Antwort in der Preisliste eines Lieferanten: ein 200-seitiges PDF oder eine Excel-Tabelle, eine von mehreren Versionen, in einem von Hunderten Lieferantenordnern. Sie zu finden dauert Minuten; die aktuelle zu finden erfordert Erfahrung.

Mit AnythingMCP File Search übernimmt dein KI-Assistent die Suche und zeigt dir seinen Weg: welcher Lieferantenordner, welche Liste, welche Seite oder Zeile und wie alt die Liste ist.

Einmalige Einrichtung

1. Organisiere die Freigabe so, wie du es ohnehin tust: ein Ordner pro Lieferant, aktuelle Listen im Ordner, überholte Listen in einem Unterordner wie Old oder Archive.
2. Verbinde sie mit AnythingMCP als File-Search-Connector:
   • self-hosted: Binde die Freigabe ein und füge einen File-Search-Connector vom Typ Network folder hinzu (Anleitung);
   • Cloud: Stelle sie über SFTP, FTPS oder WebDAV bereit (Anleitung).
3. Schließe die alten Versionen aus: Füge **/Old/** und **/Archive*/** zu den Ausschlüssen hinzu. Der Assistent kann dann keinen überholten Preis mehr zitieren.
4. Benenne das Tool-Präfix nach dem Inhalt, zum Beispiel pricelists, und gib dem Connector Anweisungen wie: „Ein Ordner pro Lieferant, benannt <Supplier> - <supplier number>. Preise sind Listenpreise, sofern der Dateiname nicht netto angibt.“
5. Verbinde deinen KI-Client mit dem MCP-Server: Claude, ChatGPT, Microsoft Copilot, Gemini, Cursor und Meta Muse.
6. Gib ihn der richtigen Rolle. Einkaufskonditionen sind oft vertraulich: Lege diesen Connector nur auf den MCP-Server oder die Rolle von Einkauf und Vertrieb.

Wie der Assistent einen Preis findet

Frage: „Wie hoch ist der Listenpreis von Nordtor NT-601 875 x 2000?“

1. pricelists_find sucht den Lieferantenordner und die darin enthaltenen Preislistendateien samt Datum.
2. pricelists_grep sucht den Artikelcode wörtlich. In Excel-Listen wird jede Zeile mit ihren Spaltennamen indexiert, sodass ein Treffer die ganze Zeile liefert: Artikel, Maße, Preis.
3. pricelists_read öffnet die passende PDF-Seite, um die Tabelle und die Fußnoten (Zuschläge, Gültigkeit, Preiseinheit) zu bestätigen.
4. Der Assistent antwortet mit Preis, Datei, Seite oder Zeile und dem Datum der Liste und warnt, wenn die Liste älter als zwölf Monate ist.

Passen zwei Listen, verwendet er die neueste und nennt, welche er übersprungen hat.

Prompts für das Team

• „Was kostet NT-601 875 x 2000 in der aktuellen Nordtor-Liste? Nenne die Datei und die Seite.“
• „Vergleiche den Preis von Artikel 4711-200 in den Listen von 2025 und 2026 desselben Lieferanten.“
• „Bei welchen Lieferanten liegt im Ordner eine Preisliste, die älter als ein Jahr ist?“
• „Finde den Zuschlag für RAL-Farben in den Konditionen des Lieferanten Kessler.“
• „Gib mir die aktuelle Preisliste des Lieferanten 70123 als Download-Link.“

Warum die Stichwortsuche hier die Vektorsuche schlägt

Preislisten sind voller Codes, Maße und ähnlich aussehender Zahlen. Eine Suche „nach Bedeutung“ liefert gern NT-602 statt NT-601 oder die Liste vom Vorjahr, weil ihr Wortlaut näher an der Frage liegt. AnythingMCP durchsucht den Text wörtlich und seitenweise und liefert mit jedem Treffer das Datum, sodass das Modell die exakte Zeile und das aktuelle Dokument auswählen und dir zeigen kann, wo sie stehen.

Gut zu wissen

• Listenpreis vs. Kundenpreis. Die Dateifreigabe enthält Listen- und Einkaufspreise der Lieferanten. Der Nettopreis eines Kunden nach Rabatten gehört in dein ERP; verbinde es als separaten Connector und bitte den Assistenten, beides zu kombinieren.
• Gescannte Preislisten ohne Textebene benötigen OCR (Enterprise).
• Große Listen werden seitenweise gelesen, sodass ein PDF mit 500 Seiten den Chat nicht füllt.
• Änderungen werden bei der nächsten Synchronisierung übernommen: täglich bei Starter und Team, bis zu alle 15 Minuten bei Enterprise Cloud und alle 5 Minuten bei self-hosted Enterprise. Ein Administrator kann nach dem Ablegen einer neuen Liste auch auf Sync now klicken.

Weiterführend

• Durchsuche deinen Firmen-Dateiserver mit KI
• Dateien in Nextcloud und WebDAV mit KI durchsuchen
• Dateien aus einem KI-Chat als Download-Links teilen
• Dateiquellen einzeln, in Claude: SFTP, FTP / FTPS, WebDAV, S3-Bucket, Nextcloud, ownCloud, Synology NAS, QNAP NAS, Fritz!Box-Speicher, Hetzner Storage Box, Netzwerkordner (self-hosted)
• Verbinde einen FTP- oder SFTP-Server mit Claude, ChatGPT, Microsoft Copilot, Gemini, Cursor oder Muse