Zusammenfassung
Gespeicherte E-Mails auf einem Dateiserver oder NAS, durchsuchbar aus Claude und ChatGPT: Absender, Datum, Betreff, Text und der Inhalt von PDF-, Excel- und Word-Anhängen. Welche Formate AnythingMCP File Search liest (.msg, .eml), welche nicht (.pst, .mbox) und wie du die Einrichtung vornimmst.
Frag einfach
Beispiel-Prompts für Network folder (File Search)
Klick auf einen Prompt, um ihn zu kopieren. In Claude, ChatGPT, Cursor, Gemini, Copilot oder OpenClaw einfügen — und gegen diesen Connector laufen lassen.
Claude ist KI und kann Fehler machen. Bitte Antworten gegenprüfen.
TL;DR: Viele Teams legen wichtige E-Mails als .msg- oder .eml-Dateien in Projekt- oder Kundenordnern ab: die Auftragsbestätigung, die Reklamation, die Vereinbarung zu einem Liefertermin. AnythingMCP File Search indexiert diese Dateien mit Absender, Empfängern, Datum, Betreff, Text und dem Inhalt ihrer Anhänge, sodass Claude oder ChatGPT die Frage "Was haben wir mit dem Lieferanten zur Verzögerung im März vereinbart?" mit der E-Mail, ihrem Datum und dem relevanten Anhang beantworten können. Outlook-Datendateien (.pst, .ost) und Mailbox-Dateien (.mbox) werden nicht gelesen; für ein Live-Postfach nutzt du stattdessen einen Mail-Connector.
Zwei Arten von E-Mail, zwei Connectors
| Du möchtest durchsuchen | Nutze |
|---|---|
| E-Mails, die als Dateien in Ordnern gespeichert sind (Projektakten, Kundenakten, "Korrespondenz") | File Search auf dem Share oder NAS (dieser Guide) |
| Ein Live-Postfach: heutiger Posteingang, gesendete Elemente, Threads | Ein Mail-Connector: Email (IMAP/SMTP), Gmail oder Outlook (Microsoft 365) |
File Search ist das richtige Tool, wenn die E-Mail Teil eines Vorgangs ist: Sie liegt im Ordner der Bestellung, des Projekts oder des Lieferanten, neben den Angeboten und Zeichnungen, zu denen sie gehört, und soll zusammen mit ihnen gefunden werden.
Was aus einer E-Mail indexiert wird
Für jede .msg-Datei (Outlook) und .eml-Datei (Standard-MIME) enthält der Index:
From: [email protected]
To: [email protected]
Date: 2025-10-06 10:00
Subject: Preiserhöhung 2026
Attachments: <file names, if any>
<body of the e-mail>
--- Attachment: <file name> ---
<text of each attachment File Search can read>
- Der Text: Klartext oder die in Text umgewandelte HTML-Version.
- Anhänge, eine Ebene tief: PDF, Excel, Word, PowerPoint und die anderen unterstützten Formate werden zusammen mit der Nachricht gelesen, sodass ein Preis in einer angehängten Auftragsbestätigung oder Preisliste mit derselben Suche gefunden wird. Der gesamte Anhangstext einer Nachricht ist auf 200.000 Zeichen begrenzt.
- Nicht gelesen: E-Mails, die an E-Mails angehängt sind (als Anlage weitergeleitet), Anhangstypen, die File Search nicht liest (Bilder, ZIP, CAD), und der Inhalt verschlüsselter Nachrichten. Signierte Nachrichten werden so weit wie möglich gelesen.
- Jede Datei ist außerdem über Name, Ordner und Datum auffindbar.
Der Header stammt vom fiktiven Demo-Share, der in den Screenshots unten verwendet wird.
Formate
| Format | Gelesen? |
|---|---|
.msg (Outlook, per Drag-and-drop oder "Speichern unter" gespeichert) | Ja, mit Anhängen |
.eml (Thunderbird, Apple Mail, die meisten Mailclients und Archivierungsexporte) | Ja, mit Anhängen |
.pst, .ost (Outlook-Datendateien) | Nein, nur über den Namen auffindbar |
.mbox (eine Datei mit vielen Nachrichten) | Nein, nur über den Namen auffindbar |
Wenn dein Archiv eine .pst-Datei ist, speichere die Nachrichten, die zu einem Vorgang gehören, als .msg im Ordner dieses Vorgangs. So machen es die meisten Teams, die E-Mails bereits ablegen.
Einrichtung
- Verbinde den Ordner mit den gespeicherten E-Mails als File-Search-Connector: self-hosted als Network folder (Anleitung), in der Cloud über SFTP, FTPS oder WebDAV (NAS Schritt für Schritt).
- Scannen. Die Typ-Chips zeigen, wie viele E-Mails der Ordner enthält (E-mail), neben PDF, Excel, Word und Text. Wähle nur die E-Mails aus, wenn du einen reinen Korrespondenzindex möchtest, oder behalte alles, damit die E-Mails zusammen mit ihren Projektdateien gefunden werden.
- Beschreiben. Sag der KI, wie das Archiv organisiert ist: "Ein Ordner pro Kundennummer; die E-Mails liegen im Unterordner
Correspondence; Dateinamen beginnen mit dem DatumYYYY-MM-DD." - Aktivieren und den Connector nur den Rollen zuweisen, die diese Korrespondenz lesen dürfen.
Fragen stellen
- "Finde die E-Mail, in der Adler Zargen ihre Preiserhöhung angekündigt hat. Wann wurde sie gesendet, von wem, und was ändert sich genau?"
- "Welche E-Mails in den Korrespondenz-Ordnern kündigen eine Preiserhöhung für 2026 an? Liste Lieferant, Datum und Prozentsatz auf."
- "Finde das unterschriebene Angebot für das Projekt Lindenhof; es wurde im April als Anhang verschickt."
- "Worüber hat sich der Kunde in den letzten drei E-Mails im Ordner von Kunde 10234 beschwert?"
Der Assistent nutzt _grep für exakte Begriffe (Bestellnummern, E-Mail-Adressen, ein Name in der From:-Zeile), _search für Themen ("Lieferverzögerung", "Reklamation"), filtert nach Ordner und Datum und öffnet die E-Mail mit _read, bevor er antwortet. Er nennt dabei die Datei und das Datum der Nachricht.
Personenbezogene Daten und Berechtigungen
E-Mails enthalten personenbezogene Daten, mehr als die meisten anderen Dateien auf einem Share. Ein paar Regeln halten die Einrichtung verhältnismäßig:
- Indexiere die Vorgänge, nicht das Postfach aller. Richte den Connector auf die Ordner, in denen E-Mails gezielt abgelegt werden, nicht auf exportierte persönliche Postfächer.
- Begrenze, wer die Tools bekommt. Weise den Connector nur den Rollen zu, die mit dieser Korrespondenz arbeiten. Mit Enterprise beschränken Ordnerberechtigungen pro Rolle eine Rolle innerhalb eines Connectors auf bestimmte Ordner.
- Hoste selbst, wenn das Archiv in deinem Netzwerk bleiben muss. Der Index liegt dann auf deinem Server, und nur das, was ein Tool auf eine Frage zurückgibt, erreicht den KI-Anbieter.
- Alles wird protokolliert. Jede Suche, jedes Lesen und jeder Dateilink steht mit dem Benutzer im Audit-Log.
Pläne
File Search ist in jedem AnythingMCP-Cloud-Plan im Rahmen seiner Limits enthalten: 500 Dateien in der Testversion und bei Starter, 2.000 bei Team, bis zu 50.000 bei Enterprise. Eine E-Mail zählt als eine Datei, unabhängig von der Anzahl der Anhänge. Self-hosted benötigt eine kostenpflichtige Lizenz oder die 30-Tage-Testversion. Pläne vergleichen.
FAQ
Sind die Anhänge auch einzeln durchsuchbar? Ihr Text wird zusammen mit der Nachricht indexiert, sodass eine Suche nach einer Zahl in einem angehängten PDF die E-Mail zurückgibt. Um mit dem Anhang selbst zu arbeiten, speichere ihn neben der E-Mail oder bitte den Assistenten um die E-Mail-Datei.
Wie sieht es mit E-Mails auf Deutsch, Italienisch oder in anderen Sprachen aus? Exakte Suchen funktionieren in jeder Sprache. Der Assistent erkennt die Hauptsprache des Ordners und weist die KI an, in dieser Sprache zu suchen.
Kann die KI aus diesem Archiv E-Mails senden oder beantworten? Nein. File Search liest nur. Das Senden übernimmt ein Mail-Connector mit eigenen Berechtigungen.
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