AIで社内ファイルサーバーを検索する:PDF、Excel、Outlookファイル

「ドキュメントとチャットする」の問題点

多くの企業では、知識がフォルダーに保存されています。サプライヤーの価格表、技術データシート、契約書、見積書、.msg として保存されたメール、Excelのエクスポートなどです。これらをチャットにアップロードする方法は規模に対応できません。また、よくある「ナレッジベース」製品はすべてのドキュメントを断片に分割し、意味で検索します。これは文章には有効ですが、ファイルサーバーで実際に探すものにはうまく働きません。たとえば 品番、顧客名、規格、価格の行、ドキュメントの最新バージョン などです。

AnythingMCP は別のアプローチを取ります。すべてのページの全文をインデックス化し、フォルダー構造、ファイル名、日付を保持します。そして AIアシスタントに、注意深い同僚のように検索するためのツールを提供します。適切なファイルを見つけ、適切なページを開き、行を引用し、出典を示します。

仕組み

1. フォルダーを接続します。 セルフホスト:AnythingMCP コンテナーにマウントした共有またはボリューム。Cloud:SFTP、FTPS、WebDAV サーバー。
2. AnythingMCP がインデックスを作成します。 対応するすべてのファイルがテキストに変換されます。PDF はページ単位、Excel は列名付きで行単位、Outlook メッセージは添付ファイルも含めて変換されます。新規ファイルと変更されたファイルは同期のたびに取り込まれ、変更のないファイルはスキップされます。
3. AIアシスタントが検索します。 MCP ツールを通じて、内容による検索、名前による検索、フォルダーの一覧表示、ページの読み取り、コードの完全一致検索、ダウンロードリンクとしてのファイル取得ができます。

セルフホスト:共有をマウントする

Windows ファイルサーバー、NAS、またはネットワーク内の SMB/CIFS や NFS 共有向けの設定です。

1. Docker ホストで共有を読み取り専用でマウントします。例:/mnt/knowledge(cifs-utils を使う場合は /etc/fstab に //fileserver/group$/Knowledge /mnt/knowledge cifs ro,credentials=/root/.smb-knowledge,iocharset=utf8 0 0 と記述します)。

2. app コンテナーと files-worker コンテナーに読み取り専用でバインドし、.env の FILE_SOURCE_ROOTS=/mnt/knowledge でファイルルートとして許可します。

   services:
     app:
       volumes:
         - /mnt/knowledge:/mnt/knowledge:ro
     files-worker:
       volumes:
         - /mnt/knowledge:/mnt/knowledge:ro
   

3. File Search を有効にします。COMPOSE_PROFILES=files、FILES_WORKER_URL=http://files-worker:8891、およびランダムなトークン2つ(FILES_WORKER_TOKEN と FILE_EXTRACTOR_TOKEN、openssl rand -hex 24 で生成)を設定し、docker compose up -d を実行します。すべての設定は File Search のドキュメントに記載されています。

4. AnythingMCP で Connectors → New → File Search を開き、Network folder を選択してウィザードに従います。/mnt/knowledge を選び、Scan folder をクリックして各サブフォルダーとそのファイル数を確認します(アーカイブフォルダーはチェックが外れた状態で表示されます)。選択内容がプランに収まっているか確認し、スキャン結果から AnythingMCP が作成した説明文を確認して、Activate をクリックします。

ファイルがネットワークの外に出ることはありません。質問に対してツールが返す内容(一致結果の一覧やページのテキスト)だけが、使用している AIプロバイダーに送信されます。

AnythingMCP Cloud:SFTP、FTPS、WebDAV

Cloud では、AnythingMCP はインターネット経由でファイルにアクセスします。ほとんどの NAS(Synology、QNAP、Asustor)やファイルサーバーは、標準で SFTP または WebDAV を提供しています。Nextcloud と ownCloud は WebDAV に対応しています。フォルダー用の読み取り専用アカウントを作成し、お使いのソースに合ったガイドに従ってください。SFTP、FTP / FTPS、WebDAV、Nextcloud、ownCloud、Synology NAS、QNAP NAS、Fritz!Box ストレージ、Hetzner Storage Box、S3 バケット。

リモート MCP サーバーに対応しているすべての AIクライアントで動作します。Claude、ChatGPT、Microsoft Copilot、Gemini、Cursor、Meta Muse。

回答の信頼性を支えるもの

• ページ単位の結果。 検索結果には、ファイル、ページ、ファイルの日付が示されます。アシスタントは断片から推測するのではなく、そのページを読み取ります。
• 完全一致検索。 品番、注文番号、規格(DIN 18101、NT-601、4711-200)は、Excel の行の中も含めて、文字どおりに見つかります。
• 必要なときは最新のものを優先。 結果には更新日が付き、アシスタントは複数のバージョンのうち最新のものを優先し、ドキュメントがどのくらい古いかを伝えるよう指示されています。
• 古いバージョンは除外。 Archive や Old などのフォルダーを除外すれば、インデックス化されることはありません。
• 読み取れないファイルは隠さず報告。 パスワード保護されたファイルや破損したファイルも名前で検索でき、Files タブに読み取れなかった理由が一覧表示されます。

権限

• ツール単位: MCP ロールによって、ファイルツールを利用できるユーザーを決定します。
• コネクター単位: 2つのフォルダーを2つのコネクターとして接続し(たとえば全員向けの「ナレッジベース」と購買部門向けの「サプライヤー条件」)、それぞれ別のロールに割り当てます。
• フォルダー単位(Enterprise): 1つのコネクター内のフォルダーを、ロールごとに許可または拒否できます。
• 監査: すべての検索、読み取り、ダウンロードリンクは、他のすべての AnythingMCP ツールと同様に、ユーザー情報とともに記録されます。

対応ファイル

100種類以上のファイル形式からテキストを抽出します。PDF(ページ単位)、Word、Excel(列名付きで行単位)、PowerPoint(マクロ付きやテンプレート形式、.xlsb を含む)、OpenDocument、Outlook の .msg、.eml、.mbox(添付ファイルのテキストを含む)、.rtf、.epub、.xps、Apple Pages、Numbers、Keynote(PDF プレビュー経由)、.svg、.dxf CAD図面内のテキスト、CSV、Markdown、HTML、XML、JSON、YAML、カレンダー、連絡先、ソースコードです。それ以外のファイルも、名前とフォルダーで見つけられます。テキストでは捉えられないもの(図面の表題欄、スタンプ、写真)については、AI が PDF ページや画像を画像として確認できます。テキストレイヤーのないスキャンは、Enterprise で OCR により読み取られます。

試してみたいプロンプト

• 「耐火等級 T30 に言及しているサプライヤー文書はどれですか。また、そのうち最新のものはどれですか?」
• 「3月の納期遅延について Müller GmbH から届いたメールを見つけて、合意内容を要約してください。」
• 「Conditions フォルダー内で、割引グループ 12 を含むすべての Excel の行を表示してください。」
• 「30日を超える返品について、社内手順にはどう書かれていますか?該当する段落とファイルを引用してください。」

プラン

Cloud とセルフホストのどちらでも、Starter には最大500ファイルの File Search コネクターが1つ含まれ、Team には2,000ファイルのコネクターが3つ含まれます。どちらも毎日同期されます。Cloud のトライアルには、最大500ファイル、10 MB までのファイルに対応するコネクターが1つ含まれ、毎日同期されますが、File Share リンクは利用できません。Enterprise では制限がなくなり、最短15分間隔(セルフホストでは5分間隔)で同期でき、OCR、ロールごとのフォルダー権限、ワークスペースポリシーが追加されます。無料のセルフホスト Community エディションでは、30日間のトライアル中に File Search を試せます(Team の制限が適用されます)。その後はライセンスが必要です。

フォルダーがプランの上限を超えて増えた場合、同期は一時停止し、コネクターのページにファイル数と上限が表示されます。選択範囲を絞るかアップグレードするまで、AI はすでにインデックス化された内容の検索を続けます。プランを比較する

FAQ

ファイルは OpenAI や Anthropic に送信されますか? いいえ。AnythingMCP はインデックスを、お使いのサーバー(または Cloud ワークスペース)内に保持します。AI クライアントが受け取るのは、質問に対してツールが返す内容(一致結果の一覧、ページのテキスト、リンク)だけです。

共有はどのくらいの大きさまで対応できますか? セルフホストの場合、上限はお使いのハードウェアと、プランのファイル数によって決まります。インデックス作成は専用のバックグラウンドサービスで実行されるため、ツールの動作が遅くなることはありません。

Google Drive、OneDrive、SharePoint はどうですか? カタログにある専用のコネクターを使用してください。これらはプロバイダーの API を通じて検索します。

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