AIで仕入先の価格表から価格を探す

日常的な疑問

「このドアの仕入値はいくら?」卸売や商社では、その答えは仕入先の価格表にあります。200ページのPDFやExcelシートで、複数のバージョンがあり、数百ある仕入先フォルダのどこかに置かれています。探すだけで数分かかり、最新のものを見つけるには経験が必要です。

AnythingMCP File Search を使うと、AIアシスタントが検索を行い、その根拠も示します。どの仕入先フォルダの、どの価格表の、どのページまたは行か、そして価格表がどれくらい古いかを教えてくれます。

初回のみの設定

1. 共有フォルダを整理します。今までどおり、仕入先ごとに1フォルダとし、最新の価格表はそのフォルダに置き、古い価格表は Old や Archive などのサブフォルダに入れます。
2. AnythingMCP に接続します。File Search コネクタとして接続します。
   • セルフホスト: 共有をマウントし、Network folder タイプの File Search コネクタを追加します(手順)。
   • Cloud: SFTP、FTPS、WebDAV 経由で公開します(手順)。
3. 古いバージョンを除外します。除外設定に **/Old/** と **/Archive*/** を追加します。これでアシスタントが古い価格を引用することはなくなります。
4. ツールのプレフィックスを決めます。内容に合わせて、たとえば pricelists と名付け、コネクタに次のような指示を与えます。「仕入先ごとに1フォルダ。フォルダ名は <Supplier> - <supplier number>。ファイル名に net と書かれていない限り、価格は定価です。」
5. AIクライアントを接続します。MCPサーバーに接続します: Claude、ChatGPT、Microsoft Copilot、Gemini、Cursor、Meta Muse。
6. 適切なロールに割り当てます。仕入条件は機密であることが多いため、このコネクタは購買・営業のMCPサーバーまたはロールにのみ設定します。

アシスタントが価格を見つける流れ

たとえば次のように質問します。「Nordtor NT-601 875 x 2000 の定価はいくらですか?」

1. pricelists_find が仕入先フォルダとその中の価格表ファイルを、日付とともに探します。
2. pricelists_grep が品番を文字どおりに検索します。Excelの価格表では、すべての行が列名付きでインデックス化されているため、ヒットすると品番、寸法、価格を含む行全体が返ります。
3. pricelists_read が該当するPDFのページを開き、表と注記(割増料金、有効期間、価格単位)を確認します。
4. アシスタントは、価格、ファイル、ページまたは行、価格表の日付を添えて回答し、価格表が12か月より古い場合は警告します。

2つの価格表が一致した場合は、新しいほうを使い、どちらをスキップしたかも伝えます。

チーム向けプロンプト例

• 「Nordtor の最新価格表で NT-601 875 x 2000 はいくらですか?ファイル名とページも教えてください。」
• 「同じ仕入先の2025年版と2026年版の価格表で、品番 4711-200 の価格を比較してください。」
• 「フォルダ内の価格表が1年以上前のものになっている仕入先はどこですか?」
• 「仕入先 Kessler の取引条件から、RAL色の割増料金を探してください。」
• 「仕入先 70123 の最新価格表をダウンロードリンクで出してください。」

ここでキーワード検索がベクトル検索より優れている理由

価格表には、よく似たコード、寸法、数値が大量に並んでいます。「意味で探す」検索は、NT-601 の問い合わせに NT-602 を返したり、文言が質問に近いからと昨年の価格表を返したりしがちです。AnythingMCP はテキストを文字どおり、ページ単位で検索し、すべてのヒットに日付を付けて返します。そのためモデルは正確な行と最新の文書を選び、その場所を示すことができます。

知っておきたいこと

• 定価と顧客価格。 ファイル共有にあるのは仕入先の定価と仕入価格です。割引後の顧客向け正味価格はERPにあるはずなので、別のコネクタとして接続し、アシスタントに両方を組み合わせるよう依頼してください。
• テキストレイヤーのないスキャン価格表には OCR(Enterprise)が必要です。
• 大きな価格表はページ単位で読み込まれるため、500ページのPDFでもチャットがあふれることはありません。
• 変更の反映は次回の同期で行われます。StarterとTeamでは毎日、Enterprise Cloudでは最短15分ごと、セルフホストのEnterpriseでは5分ごとです。新しい価格表を置いた後に、管理者が Sync now を押すこともできます。

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