PDFとExcelの価格表から品番をAIで検索する(最新の価格表を優先)

TL;DR: 価格に関する質問の正解は1つです。その仕入先の最新の価格表にある、まさにその品番の行です。AnythingMCP File Search は、「ドキュメントとチャット」型のアップロードにはない3つの仕組みでAIをそこへ導きます。AD-24004 を検索しても AD-24040 は出てこない完全一致検索、列名付きで返ってくるExcelの行、そしてすべてのヒットに付く日付です。これにより、アシスタントは最新の価格表を選び、どの価格表を使ったかを伝えられます。このガイドでは、架空の仕入先共有フォルダーを使い、Claude の実際の回答とともに、1回の検索を順を追って説明します。2つの価格表の内容が食い違った場合の動作も取り上げます。

購買ワークフロー全体(フォルダー構成、ロール、チーム向けプロンプト)については、関連レシピ AIで仕入先価格表から価格を探す をご覧ください。

質問と、それが難しい理由

「Adler Zargen の現行価格表で、品番 AD-24004 の価格はいくらですか?」

一般的なファイルサーバーでは、そのフォルダーに2025年版のPDF価格表、2026年版のExcel価格表、PDFの値上げ通知、場合によっては2022年の価格表が入った Alt サブフォルダーがあります。意味による検索(多くのドキュメントチャットツールがテキストを取得する方法)は、質問と意味が似ている文章を上位にします。しかし品番には意味がありません。埋め込みベクトルにとって AD-24004 と AD-24040 は同じように見えますし、昨年の価格表も今年の価格表も質問との類似度は変わりません。その結果、誤った行や誤った年の価格を自信満々に答えてしまいます。

インデックスに保存される内容

行に列名が付いているため、品番のヒットを見るだけで、どの数値が幅でどれが価格なのかが分かります。どの列が何かを推測する必要はありません。

ステップ1 — 共有フォルダーを接続し、古い価格表を除外する

共有フォルダーを File Search コネクターとして設定します(NAS の手順、マウント済みネットワーク共有の手順)。価格を扱ううえで、ウィザードでは次の2点が重要です。

1. スキャン: アーカイブフォルダーのチェックは外したままにします。 Alt、Old、Archive…、Backup といった名前のフォルダーは自動的にチェックが外れます。インデックスされていないものは引用できません。アーカイブ用サブフォルダーがない場合は、更新日 を使って数年より古いファイルを除外してください。
2. 説明: 価格表の扱い方をAIに伝えます。 下書きには、フォルダーの命名規則と 「複数のバージョンの文書が該当する場合は、最新のものを使い、どれを使ったかを伝えること」 がすでに入っています。そこに、あなただけが知っている情報を追加します。たとえば次のようなものです。「ファイル名にnetとある場合を除き、価格はEUR表示の税抜き定価です。値上げ通知は、そこに記載された日付以降、価格表より優先されます。」

anythingmcp.internal/connectors

ステップ2 — 質問する

同僚に尋ねるときのように、仕入先が分かっていれば仕入先も添えて質問します。

• 「Adler Zargen の現行価格表で、品番 AD-24004 の価格はいくらですか? 行を引用し、ファイル名とその日付も教えてください。」
• 「すべての価格表から品番 70114-0815 を探して、最新の価格を表示してください。」
• 「Bergquell の2025年版と2026年版の価格表で、BG-220 の価格を比較してください。」

ステップ3 — アシスタントの動作

“Adler Zargen の現行価格表で、品番 AD-24004 の価格はいくらですか?”

File Search

呼び出されたツール

supplier_price_lists_grepsupplier_price_lists_findsupplier_price_lists_read

1. _grep が共有フォルダー全体から AD-24004 を文字どおりに検索します。Excelのヒットは列名付きの完全な行として、PDFのヒットは前後2行の文脈とページ番号付きで返ってきます。
2. _find が仕入先フォルダー Adler Zargen - 70240 とその価格表を日付付きで調べます。
3. _read が、答えを左右しうるものを開きます。2026年版の価格表2件、Korrespondenz にある値上げ通知のメール、その隣にあるメモです。
4. 回答では、2026年版の価格表が食い違っているため、両方を挙げます。PDF(Preisliste Adler Zargen 2026.pdf、1ページ目、税抜きEUR、2026年4月1日から有効)には AD-24004 Zarge Glas 625 x 1875, 808.31 EUR とあり、Excelファイル(Preisliste_2026.xlsx、シート Preise、6行目)には同じ品番でステンレス製の室内ドアが875.40 EURと記載されています。Claude は、有効日が明記されているのはPDFだけなので、PDFを現行のものとして扱います。また、どちらの価格もメールで告知された5%の値上げと一致しないことを指摘し、価格を使う前に仕入先へ確認するよう勧めます。

claude.ai

デモ用の共有フォルダーは架空のもので、2026年版の2つの価格表はあえて食い違うようにしてあります。実務で重要なのはまさにこのケースです。アシスタントは黙ってどちらかを選ぶのではなく、両方の行を示し、一方を優先する理由を説明します。

最新の価格表が優先される理由

アシスタントが、どの価格表が現行かを自分で覚えていることには頼っていません。次の4つの仕組みで、最新の価格表へ導きます。

• すべての結果に日付が付きます。 _search、_find、_list は各ファイルの更新日を返し、ツールの説明はモデルに、回答でファイル名とその日付を示すよう指示しています。
• 要求に応じて新しい順に並べられます。 _search と _find は日付フィルターと「新しい順」のソートに対応しているため、「現行の価格表」は推測ではなくクエリになります。
• コネクターの指示(ステップ1)で、複数バージョンのうち最新を優先し、どれを使ったかを伝えるよう指示しています。
• アーカイブフォルダーのチェックを外したままにすれば、古いバージョンはインデックスに含まれません。

ファイルの日付だけで決まるとは限りません。デモでは、すべてのファイルのアップロード日が同じだったため、Claude は文書の記載内容(PDFヘッダーの有効日)を根拠にし、その旨も伝えました。逆に、ファイルの日付が新しくても、実際には古い価格表であることもあります(先週、誰かが2024年のPDFを保存し直した場合など)。ファイル名に年を入れ、価格表に有効日を記載しておけば、アシスタントは両方を確認できます。

ステップ4 — ファイルを渡す

転送や確認のために、価格表そのものが必要ですか? 「その価格表をファイルとしてください」と頼んでください。_get_file は、どのAIクライアントでも使える一時的な内部リンクとしてファイルを返します(4 MBまでの画像は添付もされます)。ワークスペース外の人向けの公開リンクは別のツールで、インストール時はオフになっています。詳しくは AIチャットからファイルを共有する をご覧ください。

anythingmcp.internal/connectors

知っておくと便利なこと

• 大きな価格表でもチャットは軽いままです。 PDFはページ単位、スプレッドシートは最大200行のブロック単位で読み込まれるため、600ページのカタログでもコンテキストがあふれません。
• スキャンした価格表にはテキストレイヤーがありません。名前では見つかります。Enterprise では OCR で読み取ります。
• 定価と顧客価格の違い。 この共有フォルダーにあるのは、仕入先の定価と仕入価格です。割引後の顧客向け正味価格は ERP にあります。ERP を2つ目のコネクターとして接続し、アシスタントに両方を組み合わせるよう頼んでください。
• **新しい価格表を置いた場合は、**次回の同期で取り込まれます(Starter と Team は毎日、Enterprise Cloud は最短15分ごと、セルフホストの Enterprise は5分ごと)。今すぐ同期 を使えば即時に取り込まれます。
• 機密性の高い条件。 コネクターは購買部門の MCP サーバーまたはロールにのみ設定してください。Enterprise では ロールごとのフォルダー権限 も利用できます。

プラン

AnythingMCP Cloud のすべてのプランに、上限の範囲内で File Search が含まれます。トライアルと Starter は500ファイル、Team は2,000ファイル、Enterprise は最大50,000ファイルです。セルフホストには、有償ライセンスまたは30日間のトライアルが必要です。現行の価格表のみを含む数百の仕入先フォルダーであれば、通常は Team に収まります。プランを比較する か、Enterprise についてお問い合わせください。

FAQ

他の言語の価格表でも使えますか? はい。検索は文字どおりの一致で行われるため、品番はどの言語でも一致します。また、ウィザードがフォルダーの主要言語を検出し、その言語で検索するようAIに伝えます。

品番が多くの価格表に出てくる場合はどうなりますか? _grep はすべてのヒットをファイルと日付付きで返します。「AD-24004 を掲載しているすべての仕入先」と頼めばアシスタントが一覧にし、「価格」を尋ねれば、指定した仕入先の最新の価格表を使うか、どの仕入先かを確認します。

PDF内の価格表を正しく読み取れますか? 各ページのテキストレイヤーを読み取ります。ExcelやERPから書き出したほとんどのPDFでは、表の行の順序が保たれます。アシスタントは行とページを引用するので、ワンクリックで出典を確認できます。

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